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¿Qué es un EIN?
El número de identificación del empleador (EIN, en inglés) es un número único de nueve dígitos que el IRS (entidad gubernamental) concede a las empresas a efectos fiscales y que se utiliza para rastrear e identificar a los propietarios de las empresas con el fin de que presenten los informes fiscales adecuados.
Al igual que el número de la seguridad social de un individuo, el EIN permite al IRS la identificación del contribuyente o con qué empresa está tratando mientras procesa los impuestos y otros documentos financieros.
¿Para qué necesitas un EIN?
Los trabajadores independientes o freelancers utilizan a veces un EIN en lugar de su número de la seguridad social para proteger su identidad y añadir credibilidad a su negocio.
Obtener un EIN es fácil y necesario para poner en marcha una empresa formalizada.
¿En qué circunstancias exige el IRS un número EIN?
El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) exige que las empresas tengan un Número de Identificación de Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) para declarar impuestos y otros trámites requeridos.
También se utiliza para identificar a los contribuyentes en cualquier comunicación con el IRS. Es decir, cuando necesita identificar algún negocio con fines fiscales.
Las empresas deben obtener un EIN dependiendo de su su estructura comercial, es decir si tienen empleados, si son una sociedad o corporación, si pagan impuestos especiales o si retienen impuestos sobre ingresos no ganados pagados a extranjeros no residentes.
Para las pequeñas empresas que operan cómo propietarios únicos, puede que no sea necesario obtener un EIN hasta que su negocio comience a expandirse y necesite impuestos sobre nóminas o impuestos especiales.
En la mayoría de los casos, una vez que se ha obtenido un EIN es válido indefinidamente a menos que la empresa interrumpa sus operaciones y cierre sus puertas.
Antes de continuar, le invitamos a leer nuestro artículo sobre entidades mercantiles.
Le ayudará a comprender mejor la información que le ofrecemos a continuación.
Propietario Único
Una empresa unipersonal es una estructura empresarial gestionada por una sola persona.
Un número EIN no es necesario si no hay empleados ni se presentan declaraciones de impuestos, pero es obligatorio si hay empleados.
Obtener un EIN también puede protegerle contra el robo de identidad y facilitarle la apertura de una cuenta bancaria o la obtención de un crédito.
LLC de un Solo Miembro
Una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) unipersonal es un tipo de estructura empresarial que ofrece protección de responsabilidad a su único propietario y no requiere un número EIN.
Sin embargo, obtener un EIN para una LLC unipersonal puede tener ventajas cómo simplificar la apertura de una cuenta bancaria y reducir los costes administrativos de determinados permisos y licencias.
Sociedades de responsabilidad limitada y sociedades personalistas.
Una LLC o una sociedad de varios miembros permite que más de una persona participe en la estructura de propiedad de una empresa, lo que facilita el reparto de responsabilidades entre los miembros del equipo.
Sin embargo, para crear una estructura empresarial de este tipo, es necesario un número de identificación patronal (EIN), ya que la LLC debe presentar una declaración de sociedad ante el IRS y proporcionar K-1 a todos los miembros de la LLC.
Tener varios socios en una empresa facilita la declaración de impuestos, ya que sus participaciones individuales pueden contabilizarse por separado. Las SRL o sociedades de varios socios también ofrecen protección frente a las obligaciones fiscales individuales y las retenciones fiscales, lo que puede ahorrar tiempo y dinero.
Corporaciones
Las corporaciones son una forma de organización empresarial caracterizada por su estructura corporativa, que limita la responsabilidad de las partes interesadas cuándo la corporación experimenta dificultades financieras.
Para presentar correctamente los impuestos de las corporaciones exitosas, hay ciertos requisitos que deben cumplirse. Uno de ellos es disponer de un número de identificación fiscal (EIN).
Los distintos tipos de sociedades tienen diferentes estructuras fiscales y requisitos para obtener un EIN a efectos fiscales.
Las corporaciones "S" transfieren los beneficios y las pérdidas a los accionistas, mientras que las corporaciones "C" requieren la calificación como entidad separada ante el IRS y un EIN único.
Para ambos tipos de sociedades es necesario que el IRS acepte y declare los impuestos correctamente.
Organizaciones Sin Fines de Lucro.
Las organizaciones sin ánimo de lucro prestan servicios o beneficios al público y deben obtener un EIN para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos, independientemente de su tamaño.
Tener un EIN ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro a abrir cuentas bancarias, presentar formularios fiscales, pagar impuestos, optar a subvenciones y acceder a recursos para seguir prestando servicios.
Fideicomisos y Sucesiones.
Los fideicomisos y las sucesiones están muy regulados en EE.UU. debido a su importancia para acumular, asignar y transferir activos entre particulares u organizaciones benéficas.
Como parte de esta regulación, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige un Número de Identificación Fiscal (EIN) en circunstancias específicas a la hora de declarar los impuestos de estas entidades.
Un EIN es necesario para los fideicomisos y patrimonios que tienen empleados, poseen propiedades, reciben beneficios empresariales o abren una cuenta bancaria. Permite al IRS identificar cada fideicomiso o patrimonio y relacionarlo con las transacciones fiscales.
Algunos fideicomisos y sucesiones pueden necesitar varios EIN si tienen varios centros administrativos en distintos estados.
El EIN debe incluirse en los documentos fiscales y, sin él, los fideicomisos y sucesiones no pueden cumplimentar sus declaraciones requeridas por el IRS.
Hay una distinción entre los números de identificación federal y estatal que es importante comprender.
La diferencia entre un número de identificación patronal federal y un número de identificación fiscal estatal se basa en el organismo responsable de su expedición.
El IRS expide los números federales de identificación, o FEIN por sus siglas en inglés.
Por otro lado, los números de identificación fiscal estatales suelen ser emitidos por organismos gubernamentales específicos del respectivo estado en el que opera la empresa.
En función de las leyes y normativas concretas de cada estado, las empresas pueden necesitar adquirir uno o varios de estos números de identificación para cumplir con múltiples impuestos, como los de la renta, las ventas, las retenciones y el seguro de desempleo.
Algunos estados incluso permiten a las empresas presentar varios de estos impuestos bajo un único número de identificación para mayor comodidad.
Por lo tanto, es importante señalar que cada empresa tendrá que consultar con sus organismos gubernamentales locales para comprender su conjunto completo de obligaciones con respecto a la fiscalidad estatal.
¿Cómo puedo solicitar un EIN?
Solicitar un Número de Identificación Fiscal (EIN) es una de las tareas más importantes para poner en marcha una empresa.
Afortunadamente, el proceso de obtención de su EIN es relativamente sencillo y puede realizarse de forma gratuita visitando IRS.gov.
El Asistente EIN del sitio web le guiará paso a paso por el proceso de solicitud para obtener su EIN en cuestión de minutos. Todo lo que hay que hacer es proporcionar datos básicos sobre su empresa, como su nombre legal y dirección, y responder a una serie de preguntas sencillas.
También es posible solicitar un EIN sin utilizar el servicio en línea descargando el formulario SS-4 del IRS y enviándolo por correo o fax siguiendo sus directrices.
Si lo prefiere, existen empresas privadas que ofrecen ayuda para solicitar un EIN, aunque cobrarán una tarifa por sus servicios.
Sea cual sea el método que elija, tener un EIN es necesario si quiere hacer negocios legalmente en los Estados Unidos, por lo que es importante obtener el suyo lo antes posible si va a iniciar un nuevo negocio.
Solicitud en línea
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ofrece a los solicitantes una forma fácil y eficaz de obtener un Número de Identificación Fiscal (EIN) de forma rápida y cómoda a través de su página web.
El proceso de solicitud puede completarse rápida y fácilmente en línea simplemente accediendo al sitio web del IRS y haciendo clic en "Begin Application".
A partir de ahí, se le pedirá que seleccione el tipo de entidad que corresponde a su empresa, como sociedad anónima, sociedad colectiva, persona física/empresa unipersonal, etc., y que rellene los formularios que se le proporcionarán al finalizar.
Una vez que haya rellenado toda la información con exactitud y la haya enviado correctamente, recibirá un EIN en cuestión de minutos.
Solicitud por teléfono
Solicitar un EIN por teléfono se ha convertido en el método más cómodo y popular para quienes necesitan abrir un negocio en Estados Unidos estando en el extranjero.
Sólo las personas autorizadas o persona responsable de la entidad comercial pueden obtener el EIN y responder a las preguntas en el Formulario SS-4 para el Número de Identificación Patronal.
Es esencial que el solicitante permanezca disponible durante su llamada de 6 a.m. a 11 p.m. Hora del Este durante los días laborables para que toda la información pueda ser recopilada por el representante del IRS solicitada en este formulario, como el nombre legal de la entidad, dirección, objeto social, etc.
Al utilizar este método, las personas pueden recibir su número EIN en un tiempo récord a pesar de encontrarse lejos de casa o de no poder presentar los formularios tradicionalmente debido a barreras lingüísticas o a la falta de disponibilidad en su región específica de residencia.
Solicitar un número EIN por teléfono es sencillo y puede aportar la flexibilidad que necesitan los nuevos empresarios que intentan sortear limitaciones de recursos o costosos viajes internacionales.
Hacer la solicitud por correo
Para solicitar un EIN por fax o correo postal, los solicitantes deben cumplimentar el formulario SS-4 con información precisa sobre su entidad,
Solicitar un EIN por fax o correo implica rellenar el formulario SS-4 con exactitud y enviarlo al IRS. Este método es más lento pero asequible y seguro, y requiere información sobre el nombre legal, la dirección y el objeto social de la entidad por ejemplo.
Este proceso es más lento que la solicitud en línea, pero es asequible y seguro gracias a las técnicas de encriptación.
¿Hay alguna tarifa por aplicar para un EIN?
No hay ninguna tarifa que aplicar a una Identificación de Número de Impuesto (EIN) emitida por el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS).
Esta identificación es totalmente gratuita, sin importar la razón para la que se solicita.
¿Cómo puedo buscar mi EIN?
¿Será necesario que cambie mi EIN en algún momento?
Cuando se producen cambios en la estructura de propiedad de una empresa o en otros aspectos como la forma jurídica, es posible que ya no pueda utilizar el mismo EIN que tenía anteriormente.
Las distintas organizaciones tienen criterios diferentes para determinar cuándo es necesario un nuevo número. Las empresas unipersonales suelen ser las mismas con independencia de la titularidad, mientras que las sociedades colectivas suelen requerir documentación actualizada cuando se produce un cambio en la composición del grupo.
Las empresas deben consultar a su contable o asesor financiero si tienen dudas sobre si necesitan o no solicitar un EIN actualizado.
EIN - Conclusión.
Para concluir te dejamos acá los 4 puntos más importantes sobre el Número de Identificación Fiscal
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Si tiene alguna duda sobre si su empresa cumple los requisitos para obtener un EIN, puede ponerse en contacto con nuestros expertos, quienes están comprometidos a que nuestra audiencia pueda tomar decisiones financieras correctas.
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